家事按分の記録のつけ方｜根拠表の作り方と年末振替

家事按分の記録は、割合を決めた根拠（面積・時間・走行距離などを測った数字）と、その割合で毎月の支払いを分けた計算の2つを残せば足ります。青色申告者は、取引の記録などで業務に直接必要だった部分を示せれば、その分を経費にできます（所得税法施行令96条）。

この記事でわかること

家事按分の記録とは何を残すことか

家事按分の記録とは、私用と仕事の両方に使う費用のうち、仕事の分をどう測って、いくらと決めたかを後から説明できる形で残すことです。

経費にできる範囲は、所得税法施行令96条で決まっています。国税庁のNo.2210（令和8年4月1日現在法令等）は、経費になる部分をこう説明しています。「取引の記録などに基づいて、業務遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合のその区分できる金額に限られます」。

家事関連費が経費になる条件（所得税法施行令96条・2026年11月確認）

号	対象	経費にできる部分
1号	白色・青色とも	主たる部分が業務に必要で、その部分を明らかに区分できる場合の、その部分
2号	青色申告者のみ	取引の記録等に基づいて、業務に直接必要だったことが明らかにされる部分

どちらの号も、仕事の分を「区分できる」「明らかにされる」ことが前提です。割合の数字だけを帳簿に書いても、その数字の出どころが残っていなければ区分の説明になりません。

記録は「根拠」「計算」「元の書類」の3点

家事按分で残すものは、役割の違う3つに分けると整理しやすくなります。

1. 根拠の記録：面積・時間・走行距離など、割合を決めた測った数字。年に1回と、使い方が変わったときに作る
2. 計算の記録：毎月の支払額に割合を当て、事業分と家事分に分けた表。毎月か年末に作る
3. 元の書類：家賃の契約書・電気料金の明細・カード明細など、支払額そのものの証拠

3つ目の元の書類は、按分しない経費と同じように保存している人が多いはずです。抜けやすいのは1つ目と2つ目で、ここが家事按分の記録の中身になります。

家事按分の記録の流れ（1年分）

• 私用と仕事の両方に使う費用がある
• 1月物差しを決めて測る面積・時間・走行距離などを測り、根拠表に書く
• 毎月支払額に割合を当てる月別計算表に支払額・事業分・家事分を書く
• 使い方が変わった月根拠表に書き足す引っ越し・仕事部屋の変更・車の使い方の変化
• 12月31日家事分をまとめて差し引く年末一括で家事分を除外する書き方も認められている

根拠表・月別計算表・元の書類の3点を、帳簿と一緒に保存する

図：記録は年初に測り、毎月当てはめ、年末に締める

費用ごとに測る物差しと残す記録

物差しは、その費用の使われ方に合ったものを選びます。国税庁の決算のしかた（青色申告編）は、令和7年10月1日現在の法令等で作られた資料です。そこでは、家事分と事業分を「使用面積や保険金額、点灯時間などの適切な基準によってあん分して計算します」という記載です。

費用ごとの物差しと、残しておく記録（物差しは考え方の例）

費用	物差しの例	残す記録	測る時期
家賃・持ち家の費用	使用面積	間取り図に仕事場を囲んだもの・面積の計算	年初・引っ越し時
電気代	使用面積・使用時間	業務の時間の記録（業務日誌・カレンダー）	毎日〜毎週
通信費	使用時間・通話の内訳	業務時間の記録・通話明細	毎月
車の費用	走行距離	運転の記録・1月1日と12月31日の走行距離計	乗るたび
火災保険料	使用面積・保険金額	保険証券・家賃と同じ面積の計算	契約・更新時

割合をいくつにするかは、事業の中身と住まいの形しだいで変わってきます。この記事では割合の目安は扱わず、決めた割合を説明できる記録の残し方に絞ります。家賃の按分の考え方は自宅家賃の按分の基準の記事で整理しました。

費用ごとの物差しと記録

• 私用と仕事の両方に使っている費用
• • 場所を使う費用（家賃・保険料）使用面積で測る。間取り図と面積の計算を残す
  • 時間で使う費用（電気代・通信費）使用時間で分ける。業務日誌やカレンダーを残す
  • 距離で使う費用（ガソリン代・車検・自動車税）走行距離で測る。運転の記録と走行距離計の写真を残す

図：費用の使われ方に合わせて物差しを選ぶ

面積の記録は間取り図に1枚で残す

家賃や持ち家の費用は、住まい全体の面積と仕事場の面積で割合を出します。賃貸なら契約書や物件資料に間取り図が付いているはずです。

その図に仕事場を線で囲み、縦横の長さと面積を書き込みます。全体の面積の出どころ（契約書の専有面積など）も同じ紙に書いておけば、図1枚で計算をたどれるはずです。写真で残すなら、仕事場に机や棚が置かれている様子が分かるものを日付つきで撮っておきます。

時間の記録は業務日誌かカレンダーで足りる

電気代や通信費を時間で分けるなら、仕事をした時間の記録が根拠になります。決まった様式はないので、日付・開始時刻・終了時刻・仕事の内容が残れば形は問いません。

カレンダーアプリに作業時間を入れている人は、それをそのまま記録として使えます。1年分を毎日つけるのが難しいときは、毎月決まった週の記録を取って平均を出す方法もあります。その場合は、どの週を測ったかも書き添えてください。

走行距離の記録は乗るたびに書く

車の費用は、仕事で走った距離と全体の距離で割合を出すのが分かりやすい方法です。記録は乗るたびに書き、1月1日と12月31日の走行距離計を写真で残すと、年間の全体距離が1つに決まります。

運転の記録の列（記入例・数字は説明用）

日付	行き先・用件	走行距離（km）	区分
2026/11/04	取引先A社 打ち合わせ	24	仕事
2026/11/05	家族の送迎	12	私用
2026/11/06	文具店 仕事用品の購入	8	仕事

車の費用の科目と仕訳は自動車税・車検費用の按分、ガソリン代とETCはETCカード・ガソリン代の経費処理の記事で扱っています。

按分の根拠表をエクセルで作る手順

根拠表は、費用ごとに「何で測り、いくつになったか」を1行で書く表です。エクセルでもスプレッドシートでも構いません。1年に1枚作り、ファイル名に年分を入れておきます。

按分の根拠表の列（2026年分・数字は説明用）

費用	物差し	仕事の数字	全体の数字	割合
家賃	使用面積	7.5㎡	50㎡	15％
電気代	使用時間	月160時間	月400時間	40％
ガソリン代	走行距離	2,400km	6,000km	40％

表の右側には、さらに2列を足しておくと説明が早くなります。「根拠の資料」（例：間取り図_2026.pdf、業務日誌_2026.xlsx）と「決めた日・見直した日」です。数字の出どころをファイル名でたどれるので、根拠表を開けば元の資料にすぐ行き着きます。

根拠表を作る順番

1. 按分する費用を書き出す（家賃・電気代・通信費・車の費用など）
2. 費用ごとに物差しを1つ決める
3. 仕事の数字と全体の数字を測り、割合を計算する
4. 端数の扱い（小数点以下の切り捨てなど）を決めて、全部の費用でそろえる
5. 根拠の資料のファイル名と、決めた日を書く

端数の扱いは費用ごとに変えないほうが、あとで計算を見直すときに迷いません。割合は、計算した数字をそのまま使います。きりのいい数字に丸めると、測った数字と割合がつながらなくなるからです。

割合を見直すときは日付と理由を残す

働き方や住まいが変われば、割合も変わります。引っ越し、仕事部屋の変更、在宅の日数の変化、車を仕事で使わなくなったときなどです。

見直したときは、前の行を消さずに新しい行を足します。「2026/07/01 仕事部屋を6畳に移した」のように理由を1行書けば、年の途中で割合が変わった理由を説明できます。

毎月の支払いに割合を当てる計算表

計算の記録は、毎月の支払額に根拠表の割合を当てた表です。根拠表とは別のシートにして、費用ごとに1年分を並べます。

電気代の月別計算表（割合40％・数字は説明用）

月	支払額（円）	事業分（円）	家事分（円）
1月	12,000	4,800	7,200
2月	11,000	4,400	6,600
3月	9,500	3,800	5,700
（4〜12月）	…	…	…
年間計	120,000	48,000	72,000

支払額は、電力会社の明細と一致させてください。明細をWebで受け取っている場合は、PDFで保存して月の行と同じ名前を付けておくと照合が早くなります。電子で受け取った明細は電子データのまま保存する必要がある点は、電子帳簿保存法の個人事業主の対応の記事で確かめてください。

帳簿に書く方法は2通り

国税庁の帳簿の記帳のしかた（15ページ）は、家事関連費の書き方を2通り示しています。家事上の経費を除いて書くのが原則です。そのうえで、使用状況に基づいて年末に一括で家事上の経費を差し引く（減算する）書き方も認めています。

家事分の書き方の2通り（国税庁 帳簿の記帳のしかた 15ページ）

書き方	毎月の帳簿	12月31日の作業	向いている費用
毎月除く（原則）	事業分だけを経費に書く	不要	家賃など毎月同じ額の費用
年末に一括で除く	支払額の全額を経費に書く	家事分をまとめて差し引く	電気代など月ごとに額が変わる費用

どちらの書き方でも、割合の根拠表は同じものを使います。月別計算表は、毎月除くなら帳簿と同時に、年末に除くなら12月に1年分をまとめて作れば十分です。

年末にまとめて家事分を振り替える書き方

年末一括で書く場合は、12月31日付で家事分を差し引く行を経費の科目ごとに1行ずつ入れます。国税庁の決算のしかたには、次のような記載例が載っています。

12月31日の家事分除外の記載例（国税庁 決算のしかた（青色申告編）の例をそのまま転記）

日付	摘要	減らす金額（円）
12/31	固定資産税の住宅分除外（230,000×50％家事分）	△115,000
12/31	水道料金の家事分除外（60,000×80％家事分）	△48,000
12/31	電気料金の家事分除外（170,000×40％家事分）	△68,000
12/31	燃料費の家事分除外（183,000×50％家事分）	△91,500

摘要に「年間の支払額×家事分の割合」を書くのが、この記載例の形です。この1行を見れば、どの割合を当てたかが帳簿の上で分かります。割合の数字は国税庁の例で、目安ではありません。

複式簿記での仕訳

青色申告で複式簿記をつけている場合は、家事分を事業主貸へ振り替えます。上の月別計算表の電気代（年間120,000円）から、家事分60％を除く例です（数字は説明用）。

• 毎月（支払い時・1月の例）：水道光熱費 12,000円／普通預金 12,000円（全額を経費で記帳）
• 12月31日：事業主貸 72,000円／水道光熱費 72,000円（120,000円×60％）

12月31日の振替で、水道光熱費の年間計は48,000円になります。事業主貸の年末の残高と元入金への締め方は、事業主貸の確定申告での書き方の記事にまとめています。

年末一括で家事分を振り替える流れ（電気代の例）

• 1年分の電気代120,000円を全額「水道光熱費」で書いてある
• 根拠表家事分の割合60％を確かめる業務時間の記録から出した割合を使う
• 12月31日事業主貸 72,000円／水道光熱費 72,000円摘要に「120,000円×60％家事分」と書く
• 決算書水道光熱費 48,000円で集計青色申告決算書の経費の欄へ

数字は説明用。割合は事業ごとに測った数字を使う

図：年末の1行で家事分を差し引き、事業分だけを決算書へ

私用の口座やカードで払った経費の書き方

私用の口座から払った家賃や電気代は、支払い時に「経費／事業主借」で書きます。これを全額で書き、年末に家事分を「事業主貸／経費」で振り替えると、事業主借と事業主貸の両方に同じ家事分の額が立ちます。

所得の金額は変わりません。両方が立つのを避けたいなら、私用の口座で払う費用だけは毎月除く書き方にして、事業分だけを「経費／事業主借」で書く方法があります。どちらにするかを決めたら、1年の途中で変えないほうが帳簿を追いやすいでしょう。

会計ソフトに入るのは割合だけ

会計ソフトの多くは、決算のときに家事按分を入れる手順を用意しています。弥生の案内では、日々の入力では家賃や水道光熱費を全額で入れ、青色申告決算書を作るときに按分を入力する流れです（弥生 入力のヒント 家事関連費の按分）。

ソフトに登録するのは「水道光熱費の60％を事業分」という割合の数字です。その60％をどう測ったかは、ソフトの中には残りません。根拠表と業務の記録は、ソフトとは別に保存しておきます。

記録を何年残すかと、聞かれたときに出すもの

帳簿と書類の保存期間は、国税庁の帳簿の記帳のしかたに表で載っています。青色申告の帳簿と決算関係書類は7年です（帳簿の記帳のしかた 9ページ）。

青色申告者の帳簿書類の保存期間（国税庁 帳簿の記帳のしかた 9ページ）

区分	主なもの	保存期間
帳簿	仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・経費帳など	7年
決算関係書類	損益計算書・貸借対照表・棚卸表など	7年
現金預金取引等関係書類	領収証・預金通帳など	7年（前々年分の事業所得等が300万円以下なら5年）
その他の書類	請求書・見積書・契約書・納品書など	5年

期間は、帳簿なら閉鎖の日の属する年の翌年3月15日の翌日から数えます（同 9ページ）。2026年分の帳簿は、2027年3月16日から7年です。

按分の根拠表や月別計算表が、この表のどの区分に当たるかは国税庁の資料に書かれていません。帳簿の数字を出すために作った表なので、帳簿と同じ7年に合わせて同じフォルダに入れておくと迷わずに済みます。確定申告書の控えの残し方は確定申告の控えと保存期間の記事にあります。

説明を求められたときに出せるようにしておくもの

按分の割合について聞かれたら、測った数字から割合、割合から帳簿の金額へと順にたどれるかどうかが鍵です。年ごとのフォルダに、次のものを入れておきます。

• 根拠表：費用・物差し・数字・割合・決めた日
• 根拠の資料：間取り図、業務日誌やカレンダーの書き出し、運転の記録、走行距離計の写真
• 月別計算表：支払額・事業分・家事分
• 元の書類：契約書、電気・通信の明細、カード明細
• 帳簿の該当行：12月31日の家事分除外の行（年末一括の場合）

白色申告でも、帳簿と書類の保存は必要です。白色の法定帳簿は7年、業務で受け取った領収書などの書類は5年です（同資料の白色申告者の保存期間の表）。白色の帳簿のつけ方は白色申告の帳簿の付け方の記事で扱っています。

よくある質問

まとめ

家事按分の記録は、割合を決めた根拠と、その割合で分けた計算を残すことです。

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